Trong Gmail, Google có một khu vực ít ai biết mang tên "Labs". Nó là nơi hãng đưa ra các tính năng đang trong giai đoạn thử nghiệm, và bạn có thể bật chúng lên nếu muốn.
Mặc dù vẫn tiếp tục được xây dựng nhưng
hầu hết những tính năng Labs đều chạy tốt, thậm chí còn rất tốt và rất
hữu dụng nữa là khác. Từ những việc như hủy gửi thư, tùy biến phím tắt
cho đến tích hợp Google Calendar và kết hợp khả năng tìm kiếm trên
Google Drive, tất cả sẽ làm cho việc sử dụng Gmail của chúng ta trở nên
dễ dàng, thuận tiện và chuyên nghiệp hơn.
Cách vào Labs và bật các tính năng Lab:
- Truy cập vào Gmail nền web
- Nhấn biểu tượng hình bánh răng cưa ở góc trên bên phải màn hình
- Chọn Settings > chuyển sang thẻ Lab
- Trong ô "Search for a lab", gõ tên của tính năng Lab vào
- Chọn nút "Enable" để kích hoạt tính năng Lab
- Cuộn xuống cuối trang, chọn "Save changes"
- Gmail sẽ tự động tải lại và bạn có thể bắt đầu sử dụng.
1. Undo Send
Đã bao giờ bạn cảm thấy hối hận khi gửi
một email nào hay chưa? Chắc hẳn là có, ít nhất phải là một lần. Ngặt
một nỗi email thường gửi đi là đi luôn, bạn gần như không có cách nào
thu hồi nó lại cả. May mắn là trong Gmail Labs có tính năng Undo Send,
và đúng như tên gọi, nó sẽ cho phép bạn hủy việc gửi thư trong vòng vài
giây sau khi nhấn nút gửi. Bạn có thể thiết lập 5, 10, 20 hoặc 30 giây
tùy ý muốn. Trong những giây quý báu đó, nếu suy nghĩ lại hoặc có gì
thay đổi, bạn có thể nhấn nút "Undo" nằm ngay dưới hộp tìm kiếm của Gmail và thế là xong.
Mình khuyên là các bạn nên bật tính năng
này lên sẵn, bởi bạn sẽ không biết bao giờ thì bạn thật sự cần nó, lỡ
khi cần mà chưa bật thì tức lắm. Bản thân mình cũng dùng nó nhiều hơn là
mình nghĩ đây. Còn để chỉnh lại thời gian chờ Undo, bạn nhấn vào biểu
tượng hình bánh răng của Gmail > Settings > Thẻ General > Undo Send.
2. Custom Keyboard Shortcut
Bạn dành phần lớn thời gian trong ngày
để xử lí email trên Gmail? Nếu câu trả lời là có thì đây là tính năng
Labs bạn nên bật lên ngay bởi nó cho phép bạn tùy chỉnh lại các phím tắt
theo ý mình. Thực ra thì bản thư Gmail cũng có những phím tắt mặc định
của nó rồi, nhưng những gì được tùy biến thep thói quen thì tiện hơn
đúng không nào. Ví dụ tạo thư mới thay vì nhấn chữ C thì nhấn chữ N (New) chẳng hạn.
3. Auto-Advance
Nếu bạn phải xử lý email với số lượng
lớn, có lẽ bạn sẽ cảm thấy hơi phiền khi Gmail tự động quay trở về hộp
Inbox sau khi bạn xóa, lưu trữ hoặc tắt thông báo của một email nào đó.
Còn nếu cài đặt tính năng Lab Auto-Advance, bạn có thể thiết lập Gmail
nên làm gì trong trường hợp này, chẳng hạn như sau khi xóa/lưu trữ thì
nhảy đến email kế tiếp thay vì quay trở ra inbox. Như vậy thì hiệu quả
làm việc của chúng ta sẽ tăng lên và bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời
gian hơn.
Sau khi cài xong, thiết lập cho Auto-Advance có thể được tìm thấy tại Settings > thẻ General > Auto-advance.
4. Unread Message Icon
Đơn giản dễ hiểu: tính năng Lab này cho
phép hiển thị số thư chưa đọc lên biểu tượng Gmail trên tab trình duyệt,
nhờ vậy bạn có thể biết được mình còn bao nhiêu thư chưa xử lý trong
khi đang làm việc ở các tab khác. Lưu ý rằng bạn chỉ có thể xài tính này
nói trên cho Chrome, Firefox và Opera thôi.
.5. Canned Responses
Đây là tính năng của Gmail cho phép
chúng ta chèn một đoạn nội dung đã được soạn trước vào thư một cách
nhanh chóng. Canned response hữu dụng khi bạn cần gửi cùng một nội dung
thư nhiều lần, như vậy bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Sau khi kích hoạt nó trong Gmail Lab,
bạn hãy soạn thảo một thư mới và nhấn vào mũi tên nhỏ nhỏ nằm ở góc dưới
bên phải cửa sổ viết thư, chọn Canned response > New Canned response
để đặt tên và lưu lại nội dung. Trong những lần sử dụng sau, bạn chỉ
việc vào lại menu Canned response này thì sẽ thấy những thứ mình đã soạn
trước, muốn chèn nội dung nào thì chọn vào là xong.
6. Thiết lập Reply All làm mặc định
Đây không hẳn là tính năng của Lab,
nhưng mặc định nó bị tắt đi nên mình cũng muốn nói luôn vào trong bài
này. Bình thường khi bạn trao đổi qua thư từ với nhiều người, nút Reply
All sẽ cho phép gửi trả lời đến tất cả mọi người có mặt trong cuộc hội
thoại. Trong khi đó, nút Reply chỉ phản hồi lại thư của một người duy
nhất, chính là người gửi bức thư mà bạn đang xem mà thôi. Khi đó những
người khác sẽ bỏ lỡ phần nội dung do bạn viết và điều này cực kì khó
chịu.
Chính vì thế, trong phần Settings của Gmail, bạn nên thiết lập phần "Default reply behavior"
thành Reply All. Nút viết thư trả lời của Gmail từ giờ trở đi sẽ trở
thành nút Reply All, kể cả cho cuộc hội thoại giữa 2 người hay nhiều
người. Khi nào bạn cần Reply riêng cho chỉ 1 người trong cuộc hội thoại
thì nhấn phím mũi tên nhỏ nhỏ rồi chọn, đảm bảo không bị nhầm lẫn nữa.
7. Gửi và lưu trữ
Lưu trữ (Archive) là một hình
thức dọn email khỏi ra khỏi hộp thư đến nhưng không xóa vào thùng rác mà
Gmail sẽ cất tạm nó đi, khi nào cần dùng thì bạn tìm kiếm lại sau (bằng ô tìm kiếm, tất nhiên).
Mặc định bạn phải chọn thủ công các thư nào muốn lưu trữ, còn với thiết
lập Send & Archive thì bạn có thể yêu cầu Gmail tự động lưu trữ bức
thư ngay sau khi gửi. Tình huống sử dụng nút này đó là khi bạn đã kết
thúc việc trao đổi email với một người nào đó, bạn nói lời cảm ơn, và
thay vì nhấn nút Send như bình thường thì bạn nhấn Send + Archive. Trước
đây nút này từng là một tính năng thử nghiệm của Labs, còn bây giờ nó
đã được chính thức tích hợp vào Gmail rồi.
Để bật tính năng này lên, bạn vào Settings > Send and Archive > Show "Send & Archive" button in reply.
8. Mark All As Read
Còn quá nhiều thư chưa đọc nhưng lười
bấm vào từng cái? Những thư có nội dung ngắn nhìn vào là biết nhưng
Gmail cứ hiển thị là chưa đọc? Chỉ cần một cú click chuột duy nhất vào
tính năng Lab này là tất cả sẽ được giải quyết nhanh gọn lẹ! Sau khi
kích hoạt thì nút này nằm trong mục More > Mark All As Read, và việc đánh dấu này sẽ áp dụng cho từng inbox của bạn.
9. Google Calendar
Như đã mô tả, tính năng Lab này sẽ mang
Google Calendar vào trong Gmail, nhờ đó bạn biết được hôm nay mình có sự
kiện hay cuộc họp nào hay không, ngày mai thì có gì. Bạn thậm chí còn
tạo mới được sự kiện lịch thông qua add-on này chỉ với cú pháp Giờ +
Ngày + Nội dung (ví dụ: 7pm today Đi ăn cưới). Nếu bạn là người
phải thường xuyên sử dụng Gmail cả ngày thì Lab này rất hữu ích và nó
cũng giúp tiết kiệm nhiều thời gian nữa.
Sau khi cài xong thì Lab này hiện diện ở cạnh dưới cửa sổ Gmail, trong nút Gadget (xem hình bên dưới để biết vị trí).
10. App Search
Lab này hữu dụng khi bạn đang chuẩn bị
soạn email nhưng lại cần phải xem nội dung một tài liệu nào đó. Thay vì
phải chuyển sang Google Drive, tìm kiếm, xem tài liệu rồi quay lại
Gmail, giờ đây bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm tên file ngay trong Gmail
luôn (tất nhiên cũng xài chung ô search với Gmail như bình thường).
Kết quả tìm được sẽ nằm bên dưới cùng cửa sổ Gmail, tức là bạn sẽ phải
cuộn hết các kết quả dạng email thì mới thấy kết quả dạng tài liệu.
http://www.quantrimang.com.vn/10-tinh-nang-cua-gmail-ma-ban-nen-kich-hoat-va-dung-thu-113483
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét